Ишканада электрондук архивди түзүү зарылдыгы жөнүндө маселе уламдан-улам актуалдуу болуп жатат. Жана бул кокусунан эмес, анткени жаңы маалыматтык технологиялардын киргизилиши документтердин коопсуздугун жана ишенимдүүлүгүн камсыз кылбастан, аларды издөө убактысын кыскартып, керек болсо бир нече кызматкерге бир эле маалыматты бир эле учурда алууга мүмкүнчүлүк берет.
Нускамалар
1 кадам
Электрондук документтердин архивин түзүү бир нече этапты камтыйт. Алгач, компаниянын компьютердик жабдыктарына лицензияланган программаны сатып алып, орнотуңуз.
2-кадам
Документтерди даярдаңыз, башкача айтканда, аларды иреттеңиз, аларды уюмуңуздагы документтердин жүгүртүмүнүн түзүлгөн структурасына ылайык аныктаңыз. Атап айтканда, ушул этапта аларды каттоодон өткөрүп, жарактуулук мөөнөтү боюнча иргелип, тигилбеген шейшептерден степлер менен штапелдерди алып салуу керек болот.
3-кадам
Кийинки кадам - документтерди санарипке өткөрүү же сканерлөө. Ал ушул уюмда колдонулган документтин түрүн жана форматын так колдогон техникалык жабдууларда жүргүзүлөт. Бул этапта, документтердин көчүрмөсүнүн сапатын текшерип, зарылчылык болсо, дагы бир жолу сканерлеңиз.
4-кадам
Андан ары документтерди сактоо жана өндүрүү стандарттарына ылайык келген форматка өткөрүү (конвертациялоо) баскычы, андан кийин - индекстөө баскычы, б.а. Кийинчерээк керектүү маалыматты издөө же толук тексттик маалымат базасын түзүү үчүн ар бир документке ачкыч сөздөрдүн "дайындалышы".
5-кадам
Электрондук архивди түзүү боюнча иштин аягында орнотууларды орнотуу (жетүү укугу, документтерди өзгөртүү укугу) жана уюмдун персоналын окутуу.
